Les règles du budget citoyen

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Sommaire

1. POURQUOI UN BUDGET CITOYEN ?
2. QUEL CALENDRIER ?
3. QUEL ACCOMPAGNEMENT DU DÉPARTEMENT ?
4. QU’EST-CE QUE LA COMMISSION DE SUIVI ?
5. LES ÉTAPES DE L’IDÉE AU PROJET ?

a. Le dépôt des idées
B. La recevabilité des idées
C. L’accompagnement des idées aux projets
D. L’idée est devenue un projet

6. LE VOTE
7. LA DÉTERMINATION DES LAURÉATS
8. L’ATTRIBUTION DE LA SUBVENTION ET LE CONVENTIONNEMENT

1. POURQUOI UN BUDGET CITOYEN ?

Depuis 2019, le Département de l’Aude a porté deux éditions du budget participatif riches en apprentissages. Chaque édition a fait l’objet d’un bilan évaluatif réalisé de manière participative, nourri d’échanges entre le Département et les habitants, pour proposer de nouvelles pistes d’évolution menant à de nouvelles réflexions.

A partir de cette analyse, les élus du Département ont fait le choix d’adapter le dispositif au travers d’un nouveau nom et d’un nouveau règlement, posant les objectifs et les modalités de cette troisième édition.

Le nouveau nom « budget citoyen », permet de mieux illustrer le sens de cette action.

Les objectifs du budget citoyen :

Innover et expérimenter un dialogue direct entre le Département et les Audois,
Favoriser une citoyenneté active en mobilisant le pouvoir d’agir des citoyens, pour
proposer et/ou choisir des projets qui les concernent directement, ou des causes qui
leur tiennent à cœur,
Soutenir le tissu associatif et les initiatives citoyennes,
Révéler une vision de l’Aude grâce aux projets proposés : les manques, les aspirations, les envies, afin, le cas échéant, d’orienter les prochaines politiques
publiques,
Créer une émulation et une dynamique de rencontres, d’interconnaissance de proximité entre les associations, les citoyens et les acteurs locaux permettant de changer les rapports sociaux,
Expérimenter une gouvernance partagée de conception, de suivi et d’évaluation tout au long du dispositif en renouvelant la commission de suivi, instance participative chargée du suivi de la démarche, associant des citoyens non élus aux côtés des élus départementaux et des représentants des instances consultatives du Département,
Identifier les besoins du territoire, faire du lien et orienter dans la mesure du possible toute idée n’entrant pas dans le cadre du dispositif vers les services départementaux concernés ou les acteurs compétents.

Les grands principes du budget citoyen :

Une enveloppe d’1 million d’€ pour financer à 100% des projets d’investissement dont le montant maximum sera de 50 000 € et entrant dans les compétences du Département
Des projets portés et choisis par les habitants de l’Aude à partir de 11 ans
Des projets d’intérêt général, laïques, non discriminatoires, accessibles au plus grand nombre, de dimension collective, répondant au moins à un des 17 Objectifs de Développement Durable de l’Organisation des Nations Unies
Une répartition équilibrée des projets sur le territoire audois et le soutien à des projets peu couteux

Une commission de suivi associant des citoyens à la démarche aux cotés des élus et
de représentants des instances consultatives du Département Conseil départemental des jeunes (CDJ), Conseil économique social et environnemental (CESE), Conseil départemental de la citoyenneté et de l’autonomie (CDCA).

2. QUEL CALENDRIER ?

Dépôt des idées

Du lundi 4 novembre au dimanche 29 décembre 2024 à 23h59

Accompagnement des porteurs d’idées pour transformer les idées en projets

De janvier à février 2025

Validation de la liste des projets qui seront soumis au vote et accompagnement des porteurs de projets pour lancer leur campagne de vote

Mars 2025

Vote numérique

Du mardi 1er avril 2025 dès 00h00 au mercredi 30 avril 2025 à 18h00

Annonce des résultats

Mai 2025

3. QUEL ACCOMPAGNEMENT DU DÉPARTEMENT ?

Tout au long de la démarche
Une équipe projet dédiée au budget citoyen
Composée d’agents du Département formés au monde associatif, elle sera en charge de la conduite de la démarche et de l’accompagnement des porteurs d’idées. Elle fera le lien entre les porteurs d’idées, les services du Département selon la thématique des projets (environnement, social, etc.) et la commission de suivi.

Des points d’accès au budget citoyen sur le territoire pour une plus forte mobilisation

Soucieux d’élargir la mobilisation des habitants autour du budget citoyen, le Département identifiera les structures relais et partenaires de proximité pour impliquer davantage d’habitants.

La phase de dépôt des idées
La Fabrique des idées
Le Département organisera des réunions publiques sur chaque canton de l’Aude pour aller au plus près des Audois.

Ces réunions seront l’occasion pour les participants de rencontrer les élus du territoire et l’équipe projet du budget citoyen. Ils pourront poser leurs questions au sujet de la démarche, accéder à une démonstration des fonctionnalités de la plateforme numérique et à de la documentation, échanger sur leurs idées avec les habitants et associations.

La phase d’accompagnement des porteurs d’idées
La Fabrique des projets
En plus d’un accompagnement par un référent dédié de l’équipe projet, pour chaque porteur d‘idée, le Département organisera cinq rencontres sur les villes de Carcassonne, Narbonne, Limoux, Lézignan-Corbières et Castelnaudary, ouvertes à tous les porteurs ayant déposés une idée.
Ces rencontres permettront à l’équipe projet d’accompagner et d’orienter collectivement et individuellement les porteurs d’idées pour structurer leur projet (chiffrages, pièces justificatives...), de travailler sur la présentation des projets et de connaitre les différentes étapes à venir. Ces rencontres seront également l’occasion de favoriser les échanges entre porteurs d’idées et éventuellement favoriser la mutualisation des initiatives.

Pour préparer le vote
L’accompagnement des porteurs de projets à la campagne de vote
Pour préparer la phase de vote, une communication globale sur le vote sera menée par le Département.

Le Département organisera une journée dédiée aux porteurs des projets qui seront soumis au vote pour les préparer à faire campagne pour leur projet sur le mois d’avril 2025 pour :

Les accompagner sur la façon de communiquer pour susciter les votes,
Leur présenter la stratégie de communication départementale et les outils mis à leur disposition.

Les dates et lieux des réunions citées ci-dessus seront communiqués en amont via différents canaux dont la plateforme numérique. Elles se dérouleront en fin de journée ou le samedi matin.

4. QU’EST-CE QUE LA COMMISSION DE SUIVI ?

Cette instance de gouvernance participative, associant des citoyens non élus tirés au sort aux côtés des élus départementaux et des représentants des instances consultatives du Département, permet de garantir l’implication des habitants tout au long du dispositif.

Son rôle est de suivre la démarche, de s’assurer de la bonne conduite du projet, d’arbitrer sur des questions remontant de l’équipe projet et de participer à l’évaluation.

Elle est composée de 36 membres (18 titulaires et 18 suppléants), dans le respect de la parité homme-femme, répartis en 3 collèges :

12 élus départementaux,
12 membres des instances consultatives : Comité économique, social et environnemental (4), Conseil départemental des jeunes (4), Conseil départemental de la citoyenneté et de l’autonomie (4),
12 personnes non élues, tirées au sort sur une liste de volontaires (les porteurs d’idées et de projets ne sont pas admis).

Les frais de déplacement engagés par les volontaires tirés au sort membres de cette instance seront remboursés sur la base du tarif en vigueur pour la fonction publique territoriale et selon les conditions en vigueur au sein de la collectivité.

Pour partager l’expérience acquise par les membres de la deuxième commission de suivi, il sera proposé aux anciens membres du collège des volontaires tirés au sort qui le souhaitent de rester impliqués comme « membres associés » pour suivre cette nouvelle édition du budget participatif et ainsi transmettre leur expérience.

Tout au long de la démarche, la commission de suivi sera consultée pour avis sur la recevabilité des idées et l’instruction des projets. Elle validera également la liste des projets soumis au vote et participera aux opérations de contrôle des votes.

Enfin, la commission de suivi pourra émettre des propositions d’ajustements relatives à la mise en œuvre du budget citoyen. Si ces propositions constituent une modification substantielle du présent règlement, elles devront être soumises à l’approbation de la commission permanente du Département de l’Aude.

5. LES ÉTAPES DE L’IDÉE AU PROJET ?

a. Le dépôt des idées

Qui peut déposer une idée ?
Tous les habitants de l’Aude à partir de 11 ans.
Toutes les associations ayant leur siège social dans l’Aude.
En seront exclus :

Les associations lauréates du deuxième budget participatif,
Les collectivités locales, leurs groupements et les établissements publics,
Les établissements scolaires et leurs coopératives,
Les entreprises et les sociétés commerciales,
Toutes structures à vocation lucrative ou n’ayant pas un statut associatif.

Où et comment déposer une idée ?
Le dépôt d’idées se fera uniquement sur le formulaire dédié accessible en format numérique ou papier.

Ces formulaires pourront être :

Complétés en ligne sur la plateforme numérique dédiée
Transmis par email à l’adresse : budgetparticipatif@aude.fr
Déposés dans les locaux du Département (siège, antennes, etc.)
Transmis par courrier adressé à : Direction de projets citoyenneté et démocratie participative - Conseil départemental de l’Aude allée Raymond Courrière 11 855 Carcassonne cedex 9
Déposés auprès des équipes qui seront présentes lors des évènements autour du budget citoyen.

Si une personne a des difficultés d’accès à une connexion internet ou à un ordinateur, elle pourra se rendre dans l’une des structures identifiées par le Département.

Quand ?
Du lundi 4 novembre 2024 au dimanche 29 décembre 2024 à 23h59.

Durant toute cette phase, les contributeurs pourront déposer leurs idées 24h/24h sur la plateforme numérique.

Pour les dépôts transmis par voie postale, le cachet de la poste fera foi.

Une tolérance sera appliquée jusqu’au 31 décembre 2024 pour accompagner les personnes ayant rencontré des difficultés à déposer une idée.

En parallèle, le Département organisera sur chaque canton les Fabriques des idées. Détaillées plus haut dans le document, ces réunions seront ouvertes à tous les Audois et permettront de les accompagner dans le dépôt de leurs idées.

b. La recevabilité des idées

Lorsqu’une idée est déposée celle-ci n’est pas directement publiée sur la plateforme
numérique.

L’équipe projet examinera sa recevabilité, chaque idée devra :

Entrer dans les domaines d’intervention du Département : solidarités (autonomie, insertion, personnes âgées, handicap, enfance), éducation, jeunesse, sport, environnement, cadre de vie, tourisme et loisirs, culture et patrimoine, numérique, agriculture et forêt, développement durable, intervention sur route départementale et sécurité routière, etc.
Être localisée dans l’Aude.
Relever de dépenses d’investissement.
Respecter les valeurs de laïcité et de non-discrimination.
Être d’intérêt général, de portée collective et accessible au plus grand nombre
Ne pas constituer une aide économique

Si l’idée est recevable elle sera publiée.

Dans tous les cas, chaque porteur sera informé des suites données à son idée. Si son idée est jugée non recevable, il sera informé du motif de la non recevabilité de l’idée et dans la mesure du possible orienté vers un dispositif plus adapté.

Il est important de rappeler qu’une idée publiée ne garantit pas qu’elle deviendra un projet soumis au vote.

c. L’accompagnement des idées aux projets

Une fois considérée comme recevable, l’idée sera publiée sur la plateforme numérique et passera en phase d’accompagnement.

Les référents de l’équipe projet contacteront chaque porteur d’idée pour accompagner la transformation de leur idée en projet.

Pour devenir un projet, l’idée devra remplir plusieurs conditions :

Le projet devra être porté par une association

Si le porteur d’idée n’est pas une structure associative mais une personne, le Département aidera à l’identification d’une association pouvant assurer la maitrise d’ouvrage du projet en le mettant en relation avec une association spécialisée dans la thématique de l’idée déposée. Il pourra également accompagner le porteur dans la création d’une association.

Le projet devra être réalisable et opérationnel dans l’année suivant l’attribution de la subvention

Les dépenses devront être des dépenses d’investissement uniquement

Aucune dépense de fonctionnement ne sera acceptée (carburant, assurance, loyer, salaires, fluides et autres consommables).

Si elles représentent l’unique dépenses du projet, les dépenses suivantes ne seront pas acceptées :

Étude préalable à des travaux
Achat de terrain
Achat de bâtiment

Le montant de chaque projet devra être inférieur ou égal à 50 000 €.
Le projet, s’il est retenu, sera financé à 100% par le budget citoyen et aucun
cofinancement ne sera accepté.
Si le projet porte sur un terrain ou bâtiment n’appartenant pas à l’association, l’équipe projet portera une grande vigilance à son instruction pour garantir sa faisabilité et sa sécurité juridique.
Le projet devra être d’intérêt général et s’inscrira dans une démarche d’écoresponsabilité dans ses finalités et/ou ses modalités de mise en œuvre :
- Il répondra à l’un des 17 Objectifs de Développement Durable de l’Organisation des Nations Unies (consultables en cliquant ici).
- Il sera d’utilité sociale et devra répondre au moins à une des 3 conditions suivantes : soutenir les personnes en situation de fragilité, lutter contre les inégalités et les exclusions, concourir au développement durable.
- Il sera de dimension collective et accessible à tous.
- L’accès au futur projet par le public ne sera pas forcément gratuit, une adhésion à l’association pouvant être nécessaire pour des raisons d’assurance par exemple.
- Il n’aura pas de fins lucratives et/ ou commerciales.
- Il ne servira pas d’intérêt particulier.
Le projet ne devra pas être éligible aux dispositifs départementaux de subvention encadrés par le règlement des aides aux tiers

Des pièces justificatives seront demandées :

Un descriptif détaillé du projet
Un ou plusieurs devis de l’investissement prévu (prévoir un tableau récapitulatif des dépenses)
Une copie des statuts de l’association porteuse
Le RIB de l’association porteuse si cette dernière est déjà identifiée
Une attestation sur l’honneur dans laquelle le porteur de projet déclare qu’il est en mesure d’assurer les frais de fonctionnement que génèrera le futur projet
La date de réalisation envisagée du projet
Toutes autres pièces nécessaires pour assurer l’instruction du projet et mesurer sa faisabilité juridique et financière

d. L’idée est devenue un projet

A l’issue de ce travail d’accompagnement, la liste des projets sera soumise à l’avis de la commission de suivi.

Les porteurs des projets qui seront soumis au vote seront accompagnés par le Département, comme cité plus haut dans le document, pour conduire leur campagne de vote.

6. LE VOTE

Qui pourra voter ?
Tous les habitants de l’Aude à partir de 11 ans pourront participer au vote.
Où et comment voter ?
Les votes se feront uniquement sur la plateforme numérique dédiée.

Pour voter, il sera demandé de créer un compte précisant le nom, le prénom, le nom de la commune et le code postal, l’adresse mail et un mot de passe personnel.

Si une personne a des difficultés d’accès à une connexion internet ou à un ordinateur, elle pourra se rendre dans l’une des structures identifiées par le Département.

Durant toute cette phase, les habitants pourront voter 24h/24h en ligne.

Modalités
Une personne ne pourra voter qu’une seule fois.
Pour valider son vote, chaque votant devra choisir 2 projets.

Un projet au choix.
Un projet égal ou inférieur à 20 000 €.

Chaque votant s’engagera sur l’honneur à ne participer qu’une seule fois au vote, à résider dans l’Aude et avoir au moins 11 ans.

Quand ?
Les votes seront ouverts du mardi 1er avril 2025 à 00h au mercredi 30 avril 2025 à 18h.

La clôture de cette phase se fait en semaine et sur horaires ouvrés afin d’assurer aux
contributeurs une assistance en cas de difficulté.

Le contrôle des votes
Un contrôle des listes de votants sera effectué au moment du dépouillement. Dans l’éventualité où une irrégularité sera constatée ou une fraude sera suspectée, le vote sera annulé.

Ces opérations de vérifications des votes seront conduites par les services du Département en présence des membres de la commission de suivi.

7. LA DÉTERMINATION DES LAURÉATS

Pour assurer une répartition des projets sur l'ensemble du territoire de l'Aude, il a été décidé que la liste finale des lauréats comprendrait au moins un lauréat par canton.

Pour simplifier la question du rattachement à un canton dans les zones urbaines de
Carcassonne et Narbonne, la règle suivante sera appliquée : rattacher les projets de la zone urbaine à un seul canton :

Carcassonne ville : les projets situés sur la ville de Carcassonne (canton 1,2 ou 3)
Carcassonne 2 : uniquement les communes rurales
Carcassonne 3 : uniquement les communes rurales
Narbonne ville : les projets situés sur la ville de Narbonne (canton 1,2 ou 3)
Narbonne 2 : uniquement les communes rurales
Narbonne 1 : uniquement les communes rurales

Et enfin pour ne pas créer de distorsion et donner les mêmes chances aux projets d’être lauréats, les projets d’envergure départementale formeront un 20ème canton.

A l'issue des votes, une liste des résultats sera générée dans l’ordre décroissant du nombre de voix.

Si dans cette liste, il s’avère que des cantons ne sont pas représentés par un projet, alors une péréquation sera appliquée : le projet du canton qui aura le nombre de voix le plus important parmi les autres projets sera considéré comme lauréat.

Après application de cette péréquation, la liste définitive des projets lauréats sera établie.

Les opérations de désignation des lauréats seront conduites par les services du Département en présence des membres de la commission de suivi du budget participatif.

Les résultats seront ensuite rendus publics sur la plateforme numérique dédiée et la liste des lauréats sera actée par l’Assemblée départementale.

Il n’est pas exclu qu’un projet lauréat n’ait pas encore trouvé d’association porteuse lors de l’annonce des résultats.

8. L’ATTRIBUTION DE LA SUBVENTION ET LE CONVENTIONNEMENT

Une fois la liste des lauréats actée par l’Assemblée départementale, les services du Département procéderont à l’instruction de chaque projet pour déterminer leur faisabilité technique, juridique et financière.

A l’issue de cette instruction, dans un délai maximal d’1 an après l’adoption de la liste des lauréats, les projets seront soumis à la commission permanente qui attribuera la subvention et en fixera les modalités qui seront détaillées dans la convention entre le Département et chaque association porteuse d’un projet.

Passé ce délai, le projet ne pourra pas être financé.